Vergunningsplichtig evenement

Voor sommige evenementen moet je een veiligheidsplan aanleveren.

In een veiligheidsplan beschrijf je hoe je zorgt voor een veilig evenement. Denk bijvoorbeeld aan de inzet van verkeersregelaars, EHBO, beveiliging en maatregelen bij noodsituaties.

Maak gebruik van de voorbeeldformats:

• Veiligheidsplan gemotoriseerd (Word)
• Veiligheidsplan openbare route (Word)
• Veiligheidsplan tentfeest (Word)

Organiseer je een B- of C-evenement? Dan wijs je ook een veiligheidscoördinator aan. Deze persoon is tijdens het evenement het aanspreekpunt voor alles wat met veiligheid te maken heeft. Lees hier meer over de taken en verantwoordelijkheden van de veiligheidscoördinator.

Bij een vergunningsaanvraag moet je altijd een plattegrond van het evenemententerrein meesturen. Op de plattegrond laat je zien waar bijvoorbeeld tenten, podia, kramen, attracties, in- en uitgangen, vluchtroutes, EHBO-posten en andere belangrijke voorzieningen staan. 

De plattegrond moet duidelijk en op schaal zijn. Met Google My Maps(externe link) kun je eenvoudig een plattegrond maken.

Soms moeten ook afstanden, oppervlakten of routes inzichtelijk gemaakt zijn. Denk bijvoorbeeld aan de afmetingen van het evenemententerrein, de afstanden tussen bakkramen en omliggende objecten, de breedte van vluchtwegen, een wandel- of fietsroute, een optocht of een hardloopparcours. Met Afstandmeten.nl(externe link) kun je afstanden, oppervlaktes en routes bepalen.

Als organisator ben je verantwoordelijk voor een veilig evenement.

Zorg er in ieder geval voor dat:

• nooduitgangen en vluchtwegen vrij blijven
• hulpdiensten het terrein kunnen bereiken
• brandkranen zichtbaar en bereikbaar zijn
• gasflessen en aggregaten veilig worden gebruikt
• elektrische installaties veilig zijn aangelegd
• voldoende blusmiddelen aanwezig zijn

Gebruik je open vuur, een barbecue of andere warmtebronnen? Zorg er dan voor dat deze geen brandgevaar opleveren.

Bekijk voor alle regels de brochure van de brandweer (externe link)of het Event Safety Institute(externe link).

Gebruik je tenten, podia, tribunes of andere tijdelijke bouwwerken? Dan moeten deze veilig worden opgebouwd en gebruikt.

Let hierbij op:

• Tenten, podia, tribunes en andere tijdelijke constructies moeten volgens de instructies van de fabrikant of leverancier worden opgebouwd en gebruikt. 
• Constructies moeten bestand zijn tegen de verwachte belastingen, zoals bezoekers, apparatuur, decorstukken en weersinvloeden. 
• Verankeringen, ballast en ondersteuningsconstructies moeten correct zijn aangebracht en gedurende het evenement in stand worden gehouden. 

Je bent als organisator verantwoordelijk voor een veilige constructie.

Bekijk voor een volledig overzicht van de regels de Richtlijn Constructieve Veiligheid bij Evenementen (COBc).(externe link)

Afhankelijk van de aard van je evenement kunnen aanvullende maatregelen nodig zijn.

Denk bijvoorbeeld aan:

• EHBO en evenementenzorg (externe link)
• De inzet van beveiligers(externe link)
• Het plaatsen van grote tenten(externe link)
• Het schenken van alcohol(externe link)

Op de website van Veiligheidsregio IJsselland(externe link) vind je hiervoor uitgebreide informatie en voorbeelden.

Heb je verkeersregelaars nodig tijdens je evenement? Regel dit dan op tijd.

Vrijwillige verkeersregelaars moeten een geldige instructie hebben. Via verkeersregelaarsexamen.nl kun je je evenement aanmelden en verkeersregelaars uitnodigen. Doe dit uiterlijk 3 weken voor de start van je evenement. 

Soms zijn professionele verkeersregelaars verplicht. Bijvoorbeeld wanneer verkeer geregeld moet worden op of langs een provinciale weg.

Voor sommige evenementen kun je materialen lenen van de gemeente.

Beschikbaar zijn onder andere:

• Spijlhekken
  • Maximaal 60 spijlhekken (3 bokken) per evenement.
  • De hekken worden per 20 stuks op een bok geleverd. Je kunt geen losse hekken lenen. 
    • Afmetingen van een bok: 3,5 meter lang, 1,40 meter breed, en 1,25 meter hoog.
    • Gewicht van een bok met hekken: 500 kg.
  • Voor het vervoer heb je een aanhanger nodig die aan de zijkant open kan of een platte wagen. De bokken worden door een medewerker van de gemeente met een heftruck op de aanhanger geplaatst.
  • Na het evenement moeten de hekken op de bok weer worden ingeleverd op de gemeentewerf. Ze mogen niet worden doorgegeven aan een ander evenement.
• Hesjes voor verkeersregelaars
• Vlaggen van Gemeente Raalte, Provincie Overijssel en de Nederlandse vlag (2 bij 1 meter)
• Een putdeksel voor een toiletwagen.

Ook kun je soms gebruikmaken van gemeentelijke stroom- en watervoorzieningen.

Neem hiervoor op tijd contact op via secretariaatbeheer@raalte.nl. De kosten voor stroom en water brengen we bij je in rekening.

De gemeente heeft een collectieve vrijwilligersverzekering(externe link) voor inwoners die vrijwilligerswerk doen tijdens een evenement.

Voor sommige evenementen geldt daarnaast een collectieve evenementenverzekering. Lees vooraf goed welke voorwaarden gelden en welke schade wel of niet verzekerd is.

Als je een besloten evenement organiseert (zoals een festival, concert of voetbalwedstrijd in een stadion), mag je geen wegwerpplastic meer gebruiken. Hier moeten herbruikbare bakjes en bekers gebruikt worden.

Tijdens open evenementen (zoals een dorpsfeest, Koningsdag of een braderie) moet betaald worden voor een wegwerpbeker, kun je kiezen voor de inzet van herbruikbare bekers of mogen eigen bekers of bakjes meegenomen worden.

Meer uitleg en handige tips vind je op: 

• www.minderwegwerpplastic.nl(externe link)
• Koninklijke Horeca Nederland(externe link)
• Een afvalvrij bekersysteem - Hoe organiseer je dat? - Supportervanschoon.nl(externe link)
• Plastic Promise(externe link)

Je kunt afval beperken door:

• producten met weinig verpakking te gebruiken
• materialen opnieuw te gebruiken, zoals keycord of badges, of door geen jaartal op materialen te zetten
• digitaal te communiceren
• afval te scheiden, te composteren 
• deel materialen met andere evenementenorganisaties

Je kunt de milieubelasting van je evenement verminderen door:

• ledverlichting te gebruiken
• lokale leveranciers in te schakelen
• vervoersbewegingen te beperken
• duurzame brandstoffen te gebruiken

Wil je hiermee aan de slag? Laat het ons weten. We denken graag met je mee.

Wil je een toerrit organiseren waarbij de route door meerdere gemeenten gaat? Vraag dan per gemeente een 'verklaring van geen bezwaar' aan. Vraag deze minimaal 4 weken van te voren aan. 

Vul hiervoor het aanvraagformulier in en stuur deze samen met een plattegrondtekening van de route naar evenementen@raalte.nl.

Organiseer je een wedstrijd? Vraag dan een ontheffing aan bij de provincie(externe link). De provincie neemt hierover contact op met de gemeente. Houd rekening met eventuele verkeersregelaars.

In de gemeente waar de start en of finish met verschillende activiteiten plaatsvindt, vraag je tevens een evenementenvergunning aan.

Worden er dieren tentoongesteld of verkocht op je evenement? Dan moet je het evenement mogelijk aanmelden bij de NVWA.

Controleer vooraf welke regels gelden voor dierenwelzijn en diergezondheid.(externe link)

Het is verboden om buiten een vliegveld op te stijgen of te landen met helikopters, luchtballonnen, zweefvliegtuigen en drones (vanaf 25 kg). Soms is een ontheffing mogelijk. Kijk voor informatie op: Opstijgen of landen buiten een vliegveld(externe link)

Wil je vuurwerk afsteken bij je evenement? Regel vooraf toestemming bij de provincie.(externe link)