Meldingsplichtig evenement
Aanvragen
Via het aanvraagformulier controleer je eerst of je een melding kunt doen of een vergunning nodig hebt.
Moet je een melding doen? Dan kom je automatisch bij het juiste aanvraagformulier.
Voorwaarden
Je evenement voldoet aan alle onderstaande voorwaarden:
- Opbouw, evenement en afbouw vinden op één dag plaats.
- Er komen maximaal 500 bezoekers of deelnemers.
- Er zijn nooit meer dan 150 mensen tegelijk aanwezig.
- Er worden geen doorgaande wegen afgesloten.
- Je plaatst geen tenten, podia of andere bouwwerken groter dan 100 m².
- Je verkoopt geen alcohol tegen betaling.
- Je mag versterkt geluid gebruiken binnen de toegestane tijden (zie 'Tijden' hieronder). Het geluid moet passen bij een klein evenement.
- Het evenement draait niet om gemotoriseerde voertuigen, zoals auto's of motoren.
- Je plaatst geen reclameborden of andere reclame-uitingen.
- Er zijn geen kansspelen, zoals een loterij, of een collecte.
- Er is iemand die verantwoordelijk is voor de organisatie van het evenement.
Tijden
Het evenement vindt plaats tussen:
- maandag tot en met donderdag tussen 07.00 en 23.00 uur;
- vrijdag of zaterdag tussen 07.00 en 01.00 uur;
- zondag tussen 13.00 en 23.00 uur.
- Is de volgende dag een officiële feestdag? Dan mag het evenement tot 1.00 uur duren.
Tenten
Gebruik je een tent of overkapping groter dan 100 m²? Dan is een melding niet meer voldoende. Omdat een grote tent bij een openbaar evenement extra veiligheidsrisico's meebrengt, moet je een volledige evenementenvergunning aanvragen. Doe dit minimaal 8 tot 12 weken van tevoren.
Voldoet het evenement niet aan deze voorwaarden?
Dan is het geen meldingsevenement meer, maar een vergunningsplichtig evenement. Vraag dan een evenementenvergunning(externe link) aan.
Kosten
Geen
Handige informatie
Materialen lenen
Voor sommige evenementen kun je materialen lenen van de gemeente.
Beschikbaar zijn onder andere:
- Spijlhekken
- Maximaal 60 spijlhekken (3 bokken) per evenement.
- De hekken worden per 20 stuks op een bok geleverd. Je kunt geen losse hekken lenen.
- Afmetingen van een bok: 3,5 meter lang, 1,40 meter breed, en 1,25 meter hoog.
- Gewicht van een bok met hekken: 500 kg.
- Voor het vervoer heb je een aanhanger nodig die aan de zijkant open kan of een platte wagen. De bokken worden door een medewerker van de gemeente met een heftruck op de aanhanger geplaatst.
- Na het evenement moeten de hekken op de bok weer worden ingeleverd op de gemeentewerf. Ze mogen niet worden doorgegeven aan een ander evenement.
- Vlaggen van Gemeente Raalte, Provincie Overijssel en de Nederlandse vlag (2 bij 1 meter)
- Een putdeksel voor een toiletwagen.
Ook kun je soms gebruikmaken van gemeentelijke stroom- en watervoorzieningen.
Neem hiervoor op tijd contact op via secretariaatbeheer@raalte.nl. De kosten voor stroom en water brengen we bij je in rekening.
Verzekering
De gemeente heeft een collectieve vrijwilligersverzekering(externe link) voor inwoners die vrijwilligerswerk doen tijdens een evenement.
Voor sommige evenementen geldt daarnaast een collectieve evenementenverzekering.
Lees vooraf goed welke voorwaarden gelden en welke schade wel of niet verzekerd is.
Duurzaam evenement organiseren
Het gebruik van plastic
Als je een besloten evenement organiseert (zoals een festival, concert of voetbalwedstrijd in een stadion), mag je geen wegwerpplastic meer gebruiken. Hier moeten herbruikbare bakjes en bekers gebruikt worden.
Tijdens open evenementen (zoals een dorpsfeest, Koningsdag of een braderie) moet betaald worden voor een wegwerpbeker, kun je kiezen voor de inzet van herbruikbare bekers of mogen eigen bekers of bakjes meegenomen worden.
Meer uitleg en handige tips vind je op:
- www.minderwegwerpplastic.nl(externe link)
- Koninklijke Horeca Nederland(externe link)
- Een afvalvrij bekersysteem - Hoe organiseer je dat? - Supportervanschoon.nl(externe link)
- Plastic Promise(externe link)
Afval verminderen
Je kunt afval beperken door:
- producten met weinig verpakking te gebruiken
- materialen opnieuw te gebruiken, zoals keycord of badges, of door geen jaartal op materialen te zetten.
- digitaal te communiceren
- afval te scheiden, te composteren
- deel materialen met andere evenementenorganisaties
Energie en vervoer
Je kunt de milieubelasting van je evenement verminderen door:
- ledverlichting te gebruiken
- lokale leveranciers in te schakelen
- vervoersbewegingen te beperken
- duurzame brandstoffen te gebruiken
Wil je hiermee aan de slag? Laat het ons weten. We denken graag met je mee.
Organiseer een veilig evenement
Brandveiligheid
Als organisator ben je verantwoordelijk voor een veilig evenement.
Zorg er in ieder geval voor dat:
- nooduitgangen en vluchtwegen vrij blijven
- hulpdiensten het terrein kunnen bereiken
- brandkranen zichtbaar en bereikbaar zijn
- gasflessen en aggregaten veilig worden gebruikt
- elektrische installaties veilig zijn aangelegd
- voldoende blusmiddelen aanwezig zijn
Gebruik je open vuur, een barbecue of andere warmtebronnen? Zorg er dan voor dat deze geen brandgevaar opleveren.
Bekijk voor alle regels de brochure van de brandweer(externe link) of het Event Safety Institute(externe link)
Tenten, podia en andere tijdelijke bouwwerken
Gebruik je tenten, podia, tribunes of andere tijdelijke bouwwerken? Dan moeten deze veilig worden opgebouwd en gebruikt.
Let hierbij op:
- Tenten, podia, tribunes en andere tijdelijke constructies moeten volgens de instructies van de fabrikant of leverancier worden opgebouwd en gebruikt.
- Constructies moeten bestand zijn tegen de verwachte belastingen, zoals bezoekers, apparatuur, decorstukken en weersinvloeden.
- Verankeringen, ballast en ondersteuningsconstructies moeten correct zijn aangebracht en gedurende het evenement in stand worden gehouden.
Je bent als organisator verantwoordelijk voor een veilige constructie.
Bekijk voor een volledig overzicht van de regels de Richtlijn Constructieve Veiligheid bij Evenementen (COBc)(externe link)
Dieren op je evenement
Worden er dieren tentoongesteld of verkocht op je evenement? Dan moet je het evenement mogelijk aanmelden bij de NVWA.
Controleer vooraf welke regels gelden voor dierenwelzijn en diergezondheid.(externe link)
Drones en andere luchtvaartuigen
Het is verboden om buiten een vliegveld op te stijgen of te landen met helikopters, luchtballonnen, zweefvliegtuigen en drones (vanaf 25 kg). Soms is een ontheffing mogelijk. Kijk voor informatie op: Opstijgen of landen buiten een vliegveld.(externe link)
Vuurwerk afsteken
Wil je vuurwerk afsteken bij je evenement? Regel vooraf toestemming bij de provincie.(externe link)
Contact
Ben jij van plan om een evenement te organiseren, maar kom je er niet helemaal uit? Bel of mail ons gerust! We helpen je graag verder. We zijn bereikbaar op 0572-347799 of evenementen@raalte.nl.